تشهد عملية ميكنة الهيئات والمؤسسات ظل إتجاهات الدولة و رؤية مصر الرقمية 2030 و بالتزامن مع المشروع القومي لعملية التحول الرقمي وإستهداف الوزارات لتغيير ثقافة العاملين في الشركات والقيادات بالقطاعين العام والخاص.
توفر ميلينوم نظم تسيير إجراءات الأعمال (أتمتة المؤسسات) والذي يتيح للمؤسسات امكانيات متقدمة من التحكم والتحويل والموافقة والمصادقة ونشر الوثائق.
حيث أن العديد من المؤسسات تستخدم الوثائق الورقية مثل طلب إجازة الخاص بالموظفين، طلب شراء، طلب تعيين موظف جديد، والعديد من الامثلة الاخرى.
وعن طريق عملية الميكنة يتم تحويل هذه الوثائق الورقية وجميع المعاملات المتعلقة بها الى الصيغة الإلكترونية، عندها فقط يمكن الوصول لنسخة إلكترونية من أي مكان بدون الحاجة لطباعتها او توزيعها يدويا أو إتلافها فيما بعد.
إستخدام نظم تسيير إجراءات الأعمال (أتمتة المؤسسات) يتيح للمؤسسات امكانيات متقدمة من التحكم والتحويل والموافقة والمصادقة ونشر الوثائق.العديد من المؤسسات تستخدم الوثائق الورقية مثل طلب إجازة, طلب شراء, طلب تعيين, والعديد من الامثلة الاخرى. تحويل هذه الوثائق الورقية وجميع المعاملات المتعلقة بها الى الصيغة الالكترونية, عندها فقط يمكن الوصول لهذه نسخة الكترونية من اي مكان بدون الحاجة لطباعتها او توزيعها يدويا او اتلافها فيما بعد.
فوائد ميكنة الهيئات والمؤسسات “أتمتة”:-
• سهولة تفاعل الموظف مع كافة الإجراءات المطلوبة منه من خلال شاشة واحدة
• تنبيهات للموظف عن الأعمال المتأخرة
• تنبيهات للمدير عن الأعمال التي تجاوزت الوقت عند مرؤوسيه
• تقييم الموظفين, و معرفة منطقة تكدس الأعمال بالمؤسسة
• إمكانية تغيير تسلسل سير الإجراءات بسهولة حسب ما قد يطرأ من تغيير في قواعد العمل
الأنشطة التجارية المستفيدة من خدمات ميكنة الهيئات والمؤسسات:-
كافة المؤسسات التجارية و الصناعية, سواء كانت حكومية أو قطاع خاص. و التي تكون الأعمال الإدارية لديها مركبة.
و التي تؤدي خدمات لعملائها و تحتاج هذه الخدمات إلى متابعة. كذلك المؤسسات التي تحتاج إلى ميكنة الإجراءات الداخلية لديها مثل طلبات الإجازة و السلف للموظفين، وطلبات الشراء و البت فيها و هكذا.
مزايا التحول الرقمي هي:
1. تخفف الرتابة:
إن الوظيفة المتكررة في الطبيعة تجلب الملل والشعور بالملل بين الموظفين. ومن ثم إذا تكرر نفس العمل في الماكينة فلن يشعر العامل بضيق نفسه ، وبالتالي فإن الآلة تقلل الملل والرتابة.
2. يحافظ على توحيد المعايير:
إذا كان يسهل معيار العمل من حيث الإنتاج النوعي. وهذا بدوره يعزز روح العمل والتنسيق الأفضل بين الموظفين.
3. دقة:
الآلات تضمن دقة أفضل. يتم التخلص من فرص الخطأ. وهكذا يستمر العمل بسلاسة ويتم التخلص من حالات التأخير ورصد الزجاجة التي قد تكون مكلفة للغاية.
4. تحكم أفضل:
إن استخدام مجموعة مناسبة من الآلات يسهل التحكم في العمل بشكل أفضل حيث يساعد المرؤوسين على استخدامها وإتمام العمل ، ليس فقط في الوقت المحدد ولكن داخل الاقتصاد – بدقة ودقة.
5. زيادة الكفاءة:
آلة يحقق سرعة وكفاءة لجميع أنواع العمل المكتبي. قد يتم الانتهاء من العمل الذي قد يستغرق عدة ساعات حتى النهاية مع مساعدتهم. تؤدي الكفاءة المحسنة إلى زيادة الربحية ، وفي الوقت نفسه ، تخلق صورة جيدة في ذهن الأشخاص الذين يتعاملون مع المنظمة.
6. انخفاض تكلفة العملية:
تنخفض تكلفة التشغيل لكل ساعة من العمل مع استخدام الآلات. بطبيعة الحال ، ليس هناك شك في أنها تتطلب قدرا كبيرا من الاستثمار الرأسمالي الأولي. ومع ذلك ، على المدى الطويل ، فإنها تثبت فائدتها.
7. جودة العمل الأفضل:
ميكنة وآله يساعد في تحسين نوعية العمل المنجز في المكتب. ليس فقط العمل سيكون أنيق ولكن سيكون أكثر انتظاما.
مساوئ ميكنة المكاتب:
على الرغم من أن استخدام التصميم الميكانيكي يوفر العديد من المزايا ، إلا أنه يعاني من عدد من العوائق:
1. فائض الموظفين:
لوحظ أن هناك آلات تحتاج إليها يد ماهرة للتشغيل. في بعض الأحيان ، إذا لم تكن هذه المهارة متاحة لفترة طويلة جدًا ، فعندئذ يتم تدريب أي شخص على تشغيلها ، أو على الفور يتم إجراء التعيين للحصول على شخص لتشغيل الماكينة. في كلتا الحالتين ، فإنه ينطوي على تكلفة ، ويضيف إلى التكاليف في جانب الجانب ، مما يزيد من قوة الموظفين.
2. تكلفة عالية من التثبيت:
معظم الآلات المكتبية ، مثل آلة زيروكس ، وجهاز المسح الإلكتروني والحواسيب غالية الثمن ، وكمية كبيرة لا تنفق فقط لشراءها ، بل على صيانتها. ومن ثم فإن شاحن التركيب والصيانة مرتفعان للغاية.
3. تحت استخدام الآلات:
اشترت الآلة إنفاق سعر مرتفع جدًا ، إذا لم يتم استخدامها إلى أقصى حد لها ، أو لم يتم استخدامها كثيرًا ، ليس فقط لضبط الأموال التي تنفق على شرائها ، ولكنها تقلل من فائدة البنك ، على المال الذي تم منعه أثناء الشراء ذلك. ومن ثم ، من الضروري الاستفادة من إمكانات الاستخدام الكامل للآلات.
4. تكلفة العملية:
في بعض الأحيان تكون تكاليف تشغيل بعض الآلات عالية للغاية. على سبيل المثال ، آلة Xerox ، يجب أن يتعرف المرء على عدد الصفحات التي قد تنسخها زجاجة الحبر قبل شرائها. وبالمثل ، يجب على المرء أيضا معرفة ما إذا كان طبل السلينيوم في الناسخة يحتاج إلى غرفة مكيفة لصيانتها.
5. تكلفة الانهيار:
في بعض الأحيان تكون عمليات كسر الأعطال وما إلى ذلك مكلفة للغاية. يجب إنفاق مبلغ ضخم من المال لإصلاحه. أيضا ، خلال وقت الانهيار ، يصمد العمل. هذا يضيف إلى تكلفة نظام العمل للمكتب.
6. الرتابة:
في بعض الحالات ، يعمل تركيب معين لآلة المكتب على إراحة عامل من وظيفته في المكتب. هذا المثال ينطبق على قسم الإنتاج في أي شركة حيث تحل الأجهزة محل العمال ، وتصبح الرتابة مشكلة مهمة في المكتب. قد يؤدي تحفيز الجهاز إلى الحد من اهتمام العامل بالإضافة إلى قدرته على قتل الحماس وإبداع العامل.
7. عداء العمال:
في بعض الأحيان يصبح موقف العامل عدائيًا جدًا عند تركيب جهاز جديد في المكتب. يعتقد البعض أنه بسبب قدوم الآلة في المكتب ، فإنهم سيخسرون وظيفتهم. فهم يلجأون إلى عدم الانضباط والإضرابات وما إلى ذلك ، وفي بعض الأحيان ، يعاني السلام الصناعي للمكتب من هذا الحساب بشكل سيء للغاية.
شركة ميلينيوم لخدمات الجودة المتكاملة
تقدم الشركة جميع الإستشارات التي تطلبها الشركات في جميع المجالات مثل الإستشارات المالية ودراسات الجودة لتطبيق النظم والمعايير الدولية المطلوبة لجميع المؤسسات والهيئات لوضعها في مستوي يليق بعملائه.
الإستعلام عن خدمات الإعداد و التأهيل الخاص بشهادات الأيزو ومواصفات الجودة
للتواصل: 01273493320 – 01023233324 – 00201204895983
الإيميل: info@misc-eg.com
وتقدر تسجل بيناتك وهيتم التواصل بيك
تابعونا علي السوشيال ميديا:
–الفيسبوك
–لينكدإن
–تويتر
–إنستجرام
–يوتيوب
